0 – PRÉAMBULE

RANDO SUD est affiliée à la Fédération Française de Randonnée Pédestre (F.F.R.P).
L’activité de l’association consiste à randonner en plaine ou en moyenne montagne, sur ou hors sentier, à pied ou en raquettes. RANDO SUD propose :
– Des sorties à la journée,
– Des sorties de deux jours dit week-end,
– Des séjours de trois à cinq jours
– Des séjours de longue durée

1 – ADHESION

Pour adhérer à l’association RANDO SUD, le postulant doit obligatoirement remplir un formulaire d’adhésion. Il doit joindre à sa demande : le règlement de sa licence FFRP, le montant de l’adhésion à RANDO SUD, ainsi qu’un certificat médical de moins de trois mois attestant de la non contre-indication à la pratique de la randonnée pédestre, la marche nordique et randonnée raquettes. L’adhésion et la délivrance de la licence annuelle démarre le 1er septembre de chaque année et reste valable jusqu’au 31 décembre de l’année suivante. Il doit être informé des garanties couvertes. Pour les postulants possédant une licence FFRP d’un autre Club, une photocopie de la licence est exigée, seule l’adhésion au Club sera demandée accompagnée d’un certificat médical. Les randonneurs occasionnels, sont accueillis avec le Pass Découverte proposé par la FFRP. Il apporte un cadre assurantiel aux pratiquants et aux structures organisatrices.
Ce Pass Découverte est émis par le Club et doit être pris 48h avant la randonnée.

2 – ENCADREMENT

Toutes les activités pédestres programmées par RANDO SUD sont conduites sous la responsabilité d’un animateur breveté FFRP. Les sorties à la journée peuvent être accompagnées par un encadrant formé en interne au sein de RANDO SUD (ou en cours de formation). Une liste des animateurs et des encadrants est établie chaque année. Elle est signée par le président de l’association.

Quand il exerce sur le terrain sa fonction, l’animateur ou l’encadrant est le représentant physique de RANDO SUD (personne morale). En cas d’accident ou d’incident, il est le responsable de la randonnée et prend les décisions qui s’imposent. Toutes randonnées organisées par un animateur ou un encadrant à titre personnel avec des adhérents, c’est à dire en dehors de la programmation adressée aux adhérents, ne seront en aucun cas couvertes par le Club.

3 – ENGAGEMENTS

Au départ de chaque activité, le participant s’engage à être en bonne condition physique et à ne suivre aucun traitement médical pouvant interdire momentanément l’activité. Chaque participant à une activité doit par avance estimer si le niveau de la randonnée prévue correspond à son niveau d’expérience ou de possibilité physique. Chaque participant à une activité doit être équipé correctement en fonction de la randonnée prévue. Sont notamment indispensables : sac à dos, chaussures adaptées, protections et vêtements adéquats en fonction de la météo, couverture de survie, sifflet, pharmacie personnelle, boissons et nourriture adaptés à l’effort attendu. Les bâtons de marche sont recommandés pour les activités. Ils deviennent obligatoires pour toutes les activités de montagne ou en milieu enneigé.
L’animateur ou l’encadrant de l’activité refuse toute personne mal équipée ou ne présentant pas les aptitudes apparentes pour cette activité. Il adapte son programme aux conditions atmosphériques et aux circonstances. La participation aux activités implique l’acceptation des décisions de l’animateur ou de l’encadrant et une solidarité de groupe. Quiconque se désolidarise du groupe engage sa propre responsabilité. Il est conseillé d’avoir sur soi :

– Sa carte vitale. – Sa carte de groupe sanguin. – Sa fiche personnelle – Les noms, adresse et numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’accident ; – Tous renseignements utiles aux services hospitaliers.
L’adhérent ne peut participer aux sorties sans avoir sa licence FFRP sur lui pendant la randonnée ou son Pas découvert.

La présence de tout animal est interdite sauf acceptation explicite.

4 – RANDONNEURS A L’ESSAI

Une participation à l’essai est possible sur deux randonnées à la journée maximum. Les participants randonneurs « à l’essai » bénéficient d’une couverture d’assurance en responsabilité civile valable pour deux randonnées à la journée.
L’animateur contacte le randonneur à l’essai pour vérifier avec lui le point 3 du RI et préciser les modalités du 1er rendez-vous.

5 – PARTICIPATION AUX WEEK-END ET SEJOURS

Seuls les adhérents ayant une pratique régulière de la randonnée au sein du club seront admis à participer aux séjours proposés par RANDO SUD. Les participants inscrits à un séjour devront obligatoirement participer aux sorties préparatoires proposées et organisées par l’animateur responsable. Dans tous les cas, l’animateur conserve son libre arbitre quant à la conduite à tenir. Les arrhes et les assurances sont à versées à l’inscription. Le solde est à verser un mois avant le début du séjour.

En cas d’annulation d’une inscription à un séjour :
– Les arrhes versées ne sont pas remboursables sauf si cession de l’inscription en faveur d’un autre adhérent après accord de l’animateur. Ne sont pas concerné par cette procédure les frais nominatifs engagés (titre de transport…)
– Le solde, après avis du Conseil d’administration, pourra être remboursé, déduit de tous les frais engagés.

Le montant d’un séjour organisé par RANDO SUD comprend :

– Le transport (autre que co voiturage)
– L’hébergement (en nombre de nuitée)
– La restauration (en nombre de repas)
– Les prestations externes (visites, guide, location…)
– L’indemnité animateur (30€/nuitée)
– Le forfais agrément tourisme par participant/séjour, selon le montant du séjour – Les charges indirectes RANDO SUD, 5% sur la demi-pension pour les week-end et séjours

Le montant des week-end et séjours est calculé au plus juste. Une réserve est constituée pour pallier à des dépenses non prévues dont le montant est calculé par l’animateur.
Lors du bilan financier du séjour, les sommes non utilisées (réserve, coût inférieur au coût) seront reversées au participant.
Ce reversement prendra la forme d’un avoir pour un séjour sur l’année en cours. Si le participant n’est pas inscrit à un autre séjour sur l’année, le remboursement se fera avant l’AG par chèque avec production d’un reçu (pièce justificative compatible).

6 – ORGANISATION DES WEEK-END ET SEJOURS. IMMATRICULATION TOURISME

RANDO SUD bénéficie de l’extension de l’immatriculation Tourisme Fédéral n° IM 075 10 0382.

En conséquence, toute organisation de sorties, week-end ou séjours d’une nuitée ou plus, fera obligatoirement l’objet d’une procédure immatriculation tourisme assimilée à une prestation touristique. Seuls les titulaires du brevet fédéral sont habilités à organiser et animer des séjours de randonnées. Les voyages et séjours proposés par les animateurs doivent impérativement figurer au programme de l’association et être validés par le CA et le responsable de l’agrément tourisme. L’association décline toute responsabilité pour des week-end ou séjours organisés, par des adhérents ou animateurs de Rando Sud à titre personnel c’est à dire en dehors de la programmation. Le responsable Tourisme de RANDO SUD doit s’assurer du respect des conventions passées avec la FFRP. L’organisation d’un séjour nécessite une fiche de séjour établie par l’animateur qui sera adressée à la FFRP un mois avant sa diffusion aux adhérents, via le responsable de tourisme. Un contrat touristique sera ensuite établi en double exemplaire entre RANDO SUD et le participant au séjour, lui définissant l’ensemble et le coût des prestations offertes. Une liste des participants au séjour sera adressée à la FFRP et au président de RANDO SUD au plus tard quinze jours avant le départ. Un compte rendu financier sera adressé à la FFRP et à la trésorière un mois après le retour.

Toutes les assurances doivent être proposées et souscrites à la signature du contrat.

7 – REGLE ET PROCEDURE DE COVOITURAGE

Pour les sorties d’une journée, l’organisation du covoiturage est laissée à l’initiative et sous la responsabilité des participants. Une rotation des voitures est souhaitable. Le tarif associatif conseillé par personne est de :

3 € pour des sorties de moins de 50 km aller/retour
5,5 € pour des sorties de moins de 100 km aller/retour
8 € pour des sorties de moins de 150 km aller/retour.
11€ pour des sorties entre 150 km et 200 km aller/retour.

L’information du coût du covoiturage devra être communiquée aux adhérents avant le départ de la sortie. Pour les week-end et séjours, l’organisation du covoiturage est laissée à l’initiative des participants. Une rotation des voitures et un minimum de trois adhérents par véhicule est souhaitable. Le kilométrage concerne le trajet aller/retour et tous les déplacements sur place.

Le tarif associatif conseillé est de 0,30 € du km, plus péage(s) et parking(s), divisé par le nombre d’occupants, le chauffeur compris. Le montant du covoiturage est à régler directement au conducteur. Le montant du covoiturage est laissé à l’initiative des participants. Les montants indiqués, sont les montants maximums qui peuvent être demandés. Le covoiturage étant sous la responsabilité des participants, il ne peut être inclus dans le prix d’un séjour.

8 – INDEMNISATION DES ANIMATEURS

L’indemnisation des frais des animateurs est fixée à 30 € par nuitée lors d’un week-end ou d’un Séjour, pour un groupe minimum de 3 participants, sans compter l’animateur. Cette somme de 30 €uros est à inclure dans le calcul des frais de séjour. L’animateur ne pourra prétendre à aucun autre remboursement
(timbres, téléphone, etc.) autre que la documentation nécessaire à l’organisation du séjour (cartes, topos, etc…). Le prix de revient du séjour est majoré du montant de cette indemnisation. Si le séjour est organisé par un prestataire extérieur, le montant de sa prestation est incluse dans les frais de séjour et l’indemnité animateur n’est pas du. S’il y a 2 animateurs, l’indemnisation de 30 € est à diviser par 2.

9 – INDEMNISATION DES FORMATIONS

Afin d’inciter et de faciliter la participation des adhérents de RANDO SUD aux stages de formation d’animation de la FFRP, une indemnisation du coût du stage peut être pris en charge par le Club à hauteur de 75% si le postulant s’engage contractuellement à organiser et animer au moins 6 journées de randonnées par an pour le Club (sorties ou séjours) pendant 3 ans ou à participer à la vie associative du club s’il est dans l’impossibilité d’animer des randonnées. Toute demande de formation doit être au préalable avalisée par le bureau et le Président. Les frais concernant une formation pourront être remboursés, après accord du Conseil d’administration, sur justificatifs joints à une fiche de frais.

10 – PARTICIPATION AUX WEEK-END ET SEJOURS

Tout remboursement de frais doit être justifié par une facture ou un bon de caisse. Les frais divers engagés seront incorporés dans les frais des week-end et séjours et remboursés lors du solde du week-end ou séjour. Les engagements de dépenses supérieures à 300 € nécessitent l’accord d’un membre du bureau et du Président.

11 – COMMUNICATION

Une fiche technique avec tous les détails de la randonnée (distance, dénivelé, météo etc..) est proposée et sera adressée aux adhérents par courrier électronique, le mardi pour la sortie du jeudi et le vendredi pour celle du dimanche. Les adhérents s’inscrivent à la randonnée selon la procédure décrite au bas de cette fiche. L’ activité du club est consultable sur son site internet www.clubrandosud.com, la communication avec l’association se fait avec l’adresse courriel : randosudenliberte@gmail.com

12 – SANCTION

Si un membre de l’association ne se conforme pas au règlement intérieur de façon notoire et réitérée :

– L’intéressé reçoit d’abord un avertissement par courrier – L’intéressé est ensuite invité à se présenter devant le bureau pour fournir des explications – L’intéressé peut ensuite être radié par le comité directeur pour motif grave.

La radiation est notamment prononcée par le comité directeur pour :